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FonTimes_7/2017

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DATENSCHUTZ/WERBUNG SIE

DATENSCHUTZ/WERBUNG SIE HABEN KEINE NEUEN NACHRICHTEN ... Wer kennt das nicht: Man kommt frisch erholt aus dem wohlverdienten Urlaub. Doch schon in den ersten Minuten am Schreibtisch ist die Erholung dahin: 500 ungelese ne E-Mails warten im Posteingang. Wenn das E-Mail- Post fach überquillt, ist die Inbox Zero-Methode die Lös ung. Sie hilft dabei, das Postfach sauber zu halten. Dafür werden lediglich ein paar Ordner und etwas Dis zi plin benötigt. Jeder hat einige E-Mails im Posteingang, die bereits angeklickt, die Bearbeitung aber doch auf später verschoben wurde. Unter Umständen wurde dies bei einigen E-Mails schon mehrfach gemacht. Doch diese Aufschieberitis kostet Zeit. Zeit, die bei anderen Sachen fehlt. Die E-Mail-Flut ist in Büros immer wieder ein brandheisses Thema. Tagtäglich sind 269 Milliarden E-Mails weltweit im Umlauf. Kein Wunder, dass sich da manch einer überfordert fühlt. Zudem ist es bei der Masse nicht möglich, alle zeitnah zu bearbeiten. Das sorgt zusätzlich für ein schlechtes Gewissen. Damit soll dank der Inbox Zero-Methode Schluss sein. Die Grundidee: Das E-Mail-Programm wird erst beendet, wenn alle Mails bearbeitet sind. Wer jetzt denkt: „Dann kann ich ja gleich ein Feldbett im Büro aufschlagen“, der irrt. Es ist möglich. Denn nur weil eine E-Mail bearbeitet ist, ist sie noch nicht beantwortet. Und an diesem Punkt kommen die Unterordner ins Spiel. Der Inbox Zero-Initiator und Produktivitätsblogger Merlin Mann empfiehlt dafür fünf. In den ersten Ordner „Antworten“ kommen alle E-Mails, die innerhalb weniger Minuten beantwortet werden können. Der Ordner „Aktion“ ist für E-Mails, die dafür längere Zeit benötigen. Der Ordner „Halten“ beinhaltet alle Nachrichten, die wichtige Informationen enthalten und immer griffbereit sein müssen. E-Mails, welche delegiert wurden oder auf eine Antwort einer anderen Person warten, kommen in den Ordner „Warten“. Der Ordner „Archiv“ ist für alte E-Mails, die zwar bearbeitet sind, aber noch nicht gelöscht werden können. Sind die Ordner eingerichtet, wird der Posteingang nur noch auf neue E-Mails gecheckt. Alle neuen Nachrichten werden direkt auf die Ordner verteilt. In einem vordefinierten Zeitraum machen Sie sich an die Bearbeitung der einzelnen Inhalte. Das ist nach Zeitmanagement-Regeln die effektivste Methode, um zügig mit der Arbeit voranzukommen, da man nicht ständig seine Tätigkeit unterbricht, um E-Mails zu beantworten. Das sorgt für weniger Multitasking, einen besseren Überblick, über die noch zu erledigenden To-Dos, weniger Stress und Flüchtigkeitsfehler. 74

F Wenn zudem viele Branchen-Newsletter oder ähnliche Meldungen in den Briefkasten eintrudeln, die nur gelesen, aber nicht bearbeitet werden müssen, gibt es die Möglichkeit eigens dafür den Ordner „Lesen“ einzurichten. Wird die Methode das erste Mal angewandt, kann man dies auch gleich zum Aufräumen nutzen. Spam- oder Werbe­ Mails werden direkt als solche gekennzeichnet und künftig vom E-Mail-Programm direkt entsorgt oder in einen entsprechenden Spam-Ordner verschoben. Newsletter oder Mailing-Listen, die nie Beachtung finden, werden direkt abbestellt. Abgearbeitet wird so lange, bis der Posteingang komplett leer ist. Das gibt auch ein gutes Gefühl. Denn ein leerer Eingang lässt mehr Platz für die wichtigen Aufgaben. Doch der ist nur die halbe Miete. Entscheidend für einen Produktivitätsboost ist auch, dass man sich an die Bearbeitungszeiten hält. Je nachdem wie intensiv E-Mails für die Arbeit genutzt werden, ist es völlig ausreichend, wenn das E-Mail-Programm nur drei bis vier Mal am Tag gestartet wird. Am besten werden die Pop-ups, die über neue Eingänge informieren, ausgeschaltet, damit sie nicht ablenken. Erfordert die Arbeit einen intensiveren Umgang mit E-Mails, kann einmal pro Stunde ein Zeitfenster eingerichtet werden. Nur E-Mails, die eine Antwort benötigen, sollten auch beantwortet werden. Denn auf eine Antwort folgt eine Gegenantwort und los geht es mit dem Ping- Pong-Spiel. Bei jeder selbst verfassten E-Mail sollte man sich im Vorfeld fragen, ob es nicht auch mit einem kurzen Anruf erledigt werden kann. All diese Tipps lassen sich natürlich auch im privaten Posteingang anwenden. 75